Desde Insitu queremos compartir algunas recomendaciones básicas, así como algunas herramientas colaborativas que pensamos os podrán ser útiles para organizarnos el trabajo en casa y seguir siendo productivos y colaborativos en estos días tan convulsos.

1. Programar rutina y descansos.

Lo primero, aunque obvio, es marcarse un horario. Podemos adaptarlo a nuestra conveniencia (sobretodo si tenemos niños) pero lo ideal sería seguir con el mismo que tenemos en la oficina. Es importante ajustarse e intentar cumplirlo al máximo para poder organizar también las pausas. Si no seguimos un ritmo obligado y vamos parando cada 5 minutos no adelantaremos las tareas, tendremos la sensación de que no avanzamos y de que el día no se acaba nunca.

2. Sin distracciones, por favor.

Trabajar desde casa no significa que, por defecto, debamos incluir distracciones como series, programas de televisión como música de fondo o tener un ojo puesto en las redes sociales. En la medida de lo posible, debemos centrarnos y concentrarnos en lo que estemos haciendo, en definitiva, imponerse las mismas normas que en la oficina.

3. Trabajo y tareas domésticas.

Organízate para que tus tareas de casa no interrumpan tus tareas laborales. Intenta separar las obligaciones domésticas para que estas no interrumpan tu flujo de trabajo. Limitarás las distracciones y podrás organizar mejor tu jornada. Lo ideal sería montar tu oficina en una habitación y evitar, en la medida de lo posible, la cocina o el salón, estancias donde sueles pasar tus momentos de ocio y descanso (además son estancias llenas de tentaciones y distracción). Separar físicamente zona de trabajo y zona de descanso te ayudará, sobretodo, a separar mentalmente ambas actividades.

4. ¡A ducharse y vestirse!

Seguir la rutina de levantarse pronto (a la misma hora para los más exigentes), ducharse y vestirse (aunque mantengamos las pantuflas, of course) también nos ayudará a ponernos en situación, concentrarnos y aumentar la sensación de estar activos. El pijama, por cómodo que sea nos arrastra al sofá y aletarga nuestra mente. Comportarse como si estuviésemos en la oficina nos mantendrá concentrados y productivos.

5. Herramientas colaborativas.

Uno de los mayores riesgos del teletrabajo forzado es la pérdida de contacto directo entre los miembros de un equipo. Mal organizado, el teletrabajo puede volverse lento y tedioso, y se puede caer en la trampa de duplicar ciertas tareas u olvidarse de otras.

Para mantener la eficiencia y el contacto y la gestión colaborativa existen multitud de herramientas de software, algunas muy valiosas y fáciles de implementar en estos días de urgencia e improvisación.

Dejando de lado el correo electrónico (que por omnipresente que sea no es las más recomendable de las herramientas colaborativas), existen herramientas surgidas de la necesidad de movilidad y adaptación, requeridas por las nuevas formas de trabajo como os comentábamos en nuestro anterior post.

Hace tan solo unos años, la principal herramienta colaborativa era el correo electrónico y los servicios de mensajería. En la actualidad han surgido multitud de nuevos modelos de empresa y trabajo, muchos alojados en la nube.

La economía colaborativa se impone. Por lo tanto, se requiere de nuevas herramientas y nuevos métodos de trabajo dentro y fuera del entorno de la empresa. Hoy más que nunca queremos compartirlas, ya que creemos que pueden ser muy provechosas en estos días.

Trello.com

Muy popular entre los usuarios de los centros de coworking, Trello es una herramienta que permite trabajar en la gestión de proyectos de forma colaborativa y sencilla, gracias a la cual podemos delegar tareas y tener al equipo organizado sabiendo que hace cada miembro en todo momento.

Gracias a su calendario, sus tarjetas, listas y tableros, Trello nos ayudará a tenerlo todo organizado. Podremos ver de un vistazo las tareas que tiene encargadas cada miembro, en cuales va avanzando y cuáles se van cerrando, aumentando con ello también la sensación de trabajo en equipo y sentirse un poco más acompañado.

Slack.com

Slack combina la comunicación y colaboración en equipo en un mismo lugar, haciendo que aumente la productividad en el trabajo. Se trata de una herramienta muy útil para trabajar en equipo, ya que permite agrupar mensajes, herramientas y archivos, facilitando la colaboración entre todos los trabajadores.

A través de la creación de canales podemos segmentar y categorizar conversaciones por temas o proyectos y podemos comunicar con las personas que elijamos, enviar mensajes e intercambiar archivos. Ofrece además la posibilidad de realizar llamadas de voz y es mucho más versátil y productivo que otras aplicaciones de mensajería personal de tipo WhatsApp.

Evernote.com

Evernote es un gran cajón donde guardar y organizar ideas, notas, listas, fotos, capturas de pantalla, etc todo lo que se te pueda ocurrir y que quieras organizar y compartir con tu equipo.

Evernote permite mantenerse organizado estés donde estés y desde cualquier dispositivo. Permite organizarse por temas, proyectos, etc.

Dropbox.com

Dropbox es un servicio de nube para subir, acceder y compartir en remoto a todo tipo de archivos y poder compartirlos en equipo. En la situación forzada de teletrabajo, no todo el mundo tendrá acceso seguro al servidor de su empresa, por lo que disponer de un servicio seguro en la nube en el que guardar y compartir archivos y documentos es más imprescindible que nunca.

Dropbox no dejar de ser uno de los muchos que existen, si bien, todos ofrecen prestaciones parecidas. Para saber cuál nos conviene más, debemos fijarnos en la capacidad de almacenamiento que ofrecen y en sus prestaciones de seguridad.

Skype.com

Skype es una herramienta más que conocida, pero que vale la pena recordar, ya que nos permite realizar videollamadas tanto individuales como grupales. Disponible para realizar video llamadas desde el ordenador como desde el móvil. Una de las ventajas sobre otros servicios similares es que ofrece videollamadas en alta definición.

Microsoft Teams

Incluido en la suite office 365, es un software orientado a la comunicación instantánea dentro y fuera de la empresa con destacables funcionalidades de colaboración multiplataforma.Liberada de forma gratuita por Microsoft estos días, representa una herramienta muy útil para seguir con el trabajo en equipo y mantener el espíritu colaborativo.

Microsoft Teams pretende mejorar la comunicación, así como fomentar la colaboración entre equipos de trabajo, ya que se pueden crear, por ejemplo, distintos grupos de personas para hablar y tener reuniones, según las necesidades que vayan surgiendo.

En conclusión, estos son solo algunos de nuestros consejos para que podáis organizaros en casa lo mejor que os sea posible y ayudaros a hacer uso de la tecnología para mantener comunicación fluida con familiares y compañeros de trabajo, sentirse arropado, fomentar la colaboración y mantener alta la moral en estos días de aislamiento forzado.

¡Ánimos a todos!

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